Assistant administratif du Centre Technique Municipal (CTM) H/F

Description

Ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, Décines-Charpieu forge son identité entre dynamisme urbain et espaces naturels.
Située à 10 kilomètres de Lyon et 12 kilomètres de l'aéroport international de Lyon Saint-Exupéry, la commune est desservie par la ligne de tramway T3 (arrêt Décines centre – à 20 minutes de la Gare Part Dieu) et joue un rôle actif dans le développement de l'Est lyonnais.
Décines-Charpieu est une ville solidaire, à dimension humaine qui bénéficie d'un patrimoine naturel privilégié avec la présence sur son territoire de la rivière de la Rize, ainsi que du canal de Jonage et du plan d'eau du Grand Large.
Avec l'implantation du Groupama Stadium et du parc de loisirs l’OL Vallée sur son territoire, Décines-Charpieu connait une forte affluence et de nombreux événements d'envergure tels que la Coupe du monde de rugby 2023, les matchs de l’Olympique Lyonnais, mais également des concerts de célébrités internationales.
Avec près de 500 agents, Décines-Charpieu est une ville tournée vers l’avenir et au service de ses administrés.
Au sein de la Direction Générale Adjointe Environnement, Dynamique Territoriale et Patrimoine, et affecté au Centre Technique Municipal (CTM), l’assistant administratif joue un rôle central de gestion et de coordination administrative, financière et organisationnelle du service. Il intervient en appui direct du Responsable du CTM et assure l’interface entre les équipes techniques, la Direction, les services municipaux, les partenaires extérieurs et les fournisseurs.

Missions

Assurer le suivi administratif et financier du CTM :

• Organiser les réunions (réunions de direction, interservices, avec les partenaires extérieurs…), veiller à leur bonne tenue et établir les comptes rendus.
• Organiser les rendez-vous avec les élus, les agents et les partenaires.
• Gérer l’agenda du responsable du CTM.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Assurer le lien avec les Ressources Humaines pour le suivi des congés et absences des agents du service.
• Participer à la rédaction de courriers divers, notes internes…
• Élaborer des outils de suivi (tableaux de bord).
• Assurer la diffusion des documents en interne et en externe.
• Élaborer et assurer le suivi du budget du service.
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et des EPI.

Assurer le suivi de la gestion technique et opérationnelle du CTM :

• Assurer l’interface entre les équipes techniques (magasin, propreté bâtiment, responsables d’unité), la Direction, les fournisseurs et les services municipaux.
• Participer à la gestion documentaire : plans, fiches techniques, contrats de maintenance.
• Participer à la préparation des projets techniques : collecte d'informations, mise en forme de dossiers.
• Participer au suivi du logiciel métier ATAL et E-ATAL.

Être en appui à la prévention et à la sécurité :

• Établir le suivi administratif des documents liés à la sécurité (registres, fiches de sécurité…).
• Mettre à jour les registres obligatoires (hygiène et sécurité, véhicules…).
• Établir le suivi des formations obligatoires en lien avec les Ressources Humaines : habilitations, CACES, secourisme, conduite d’engins...

En lien avec le Responsable du CTM, assurer la gestion des marchés publics :

• Être en appui de la rédaction des pièces administratives (DCE, RC, actes d'engagement…).
• Participer au suivi des calendriers des marchés en cours.
• Assurer une veille juridique et réglementaire pour le service.

Missions secondaires :

• Participer à la rédaction et au suivi des dossiers du Conseil Municipal en fonction des besoins.
• Participer au suivi des dossiers de demande de subventions, des délibérations et des conventions en lien avec la Direction.

Conditions de travail

• 38h/semaine avec 18 RTT et 25 congés annuels
• Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d’Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle
• Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
• Lieu d’affectation en Mairie Centrale : Centre Technique Municipal (CTM), 82 rue Emile Zola, 69150 Décines-Charpieu
• Télétravail possible

Profil Recherché

• BAC/BAC+2 en gestion administration ou assistanat de direction
• Expérience en gestion administrative et budgétaire, assistanat de direction appréciée
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissance en comptabilité publique (un plus)
• Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Outlook…)
• Qualités rédactionnelles
• Techniques de classement et d’archivage
• Techniques d’élaboration et de suivi de projets
• Sens de l’organisation, autonomie, méthode et rigueur
• Capacité à rendre compte de son travail
• Capacité à travailler en équipe
• Qualités relationnelles
• Gestion des priorités et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle
• Sens du service public