Agent de gestion administrative et d’accueil vie scolaire H/F

Description

Ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, Décines-Charpieu forge son identité entre dynamisme urbain et espaces naturels.
Située à 10 kilomètres de Lyon et 12 kilomètres de l'aéroport international de Lyon Saint-Exupéry, la commune est desservie par la ligne de tramway T3 (arrêt Décines centre – à 20 minutes de la Gare Part Dieu) et joue un rôle actif dans le développement de l'Est lyonnais.
Décines-Charpieu est une ville solidaire, à dimension humaine qui bénéficie d'un patrimoine naturel privilégié avec la présence sur son territoire de la rivière de la Rize, ainsi que du canal de Jonage et du plan d'eau du Grand Large.
Avec l'implantation du Groupama Stadium et du parc de loisirs l’OL Vallée sur son territoire, Décines-Charpieu connait une forte affluence et de nombreux événements d'envergure tels que la Coupe du monde de rugby 2023, les matchs de l’Olympique Lyonnais, mais également des concerts de célébrités internationales.
Avec près de 500 agents, Décines-Charpieu est une ville tournée vers l’avenir et au service de ses administrés.
Au sein de la direction vie scolaire, périscolaire et restauration, vous participez à l’accueil et à la gestion administrative du service en binôme et en collaboration avec l'équipe en place.

Missions

Assurer la gestion administrative des inscriptions scolaires et périscolaires :

• Réaliser les inscriptions scolaires et périscolaires et assurer le suivi administratif des dossiers (modifications, annulations) dans le logiciel métier Concerto.
• Contrôler et actualiser les dossiers des familles, identifier les anomalies ou pièces manquantes et assurer les relances nécessaires.
• Traiter les demandes de dérogation, assurer leur enregistrement et leur suivi administratif.
• Rédiger les courriels, courriers et documents administratifs courants.
• Mettre à jour les formulaires (paramétrage), guides pratiques et autres documents nécessaires aux démarches administratives, en lien avec la responsable du Pôle.
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents administratifs dans le respect des procédures en vigueur.
• Enregistrer les aides facultatives du CCAS dans les dossiers des familles et veiller à leur bonne prise en compte.

Assurer la gestion administrative et le suivi des activités périscolaires :

• Éditer et transmettre les listes de pointages ainsi que les états nécessaires au fonctionnement des services, notamment à destination des responsables de site et de la cuisine centrale.
• Vérifier les pointages des temps périscolaires et contrôler leur concordance avec les inscriptions et réservations.
• Préparer et fiabiliser les éléments de facturation, générer les factures et assurer le suivi des encaissements, régularisations, corrections et impayés des prestations périscolaires.
• Mettre à jour les tableaux de bord Excel et outils de suivi de l’activité.

Assurer l’accueil et l’information des usagers :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles et des usagers du service.
• Informer et accompagner les familles dans leurs démarches administratives relevant de la vie scolaire et périscolaire.
• Orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents lorsque les demandes relèvent d’autres services.
• Assurer une présence à l’accueil estimée à 50 % du temps de travail, le temps restant étant consacré aux missions de gestion administrative et de suivi des dossiers.

Conditions de travail :

• Cycle hebdomadaire à 38 heures avec 18 RTT et 25 congés annuels
• Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d’Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle
• Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
• Lieu d’affectation en Mairie centrale : Place Roger Salengro 69150 Décines-Charpieu

Profil Recherché

Formation et expérience :

• Titulaire d’un BAC ou BAC Pro (assistant de gestion administrative)
• Première expérience sur un poste similaire souhaitée / expérience récente souhaitée

Compétences techniques :

• Maitrise de l’outil informatique (Pack Office) et faire preuve d’agilité sur les logiciels métiers

Qualités recherchées :

• Sens du service public et de l’accueil du public
• Savoir faire preuve de diplomatie
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur
• Autonomie
• Avoir le goût du travail en équipe et être capable de travailler en transversalité
• Discrétion professionnelle