Assistant de direction H/F

Description

Ville dynamique, attractive et durable de 30 000 habitants, Décines-Charpieu forge son identité entre dynamisme urbain et espaces naturels.
Située à 10 kilomètres de Lyon et 12 kilomètres de l'aéroport international de Lyon Saint-Exupéry, la commune est desservie par la ligne de tramway T3 (arrêt Décines centre – à 20 minutes de la Gare Part Dieu) et joue un rôle actif dans le développement de l'Est lyonnais.
Décines-Charpieu est une ville solidaire, à dimension humaine qui bénéficie d'un patrimoine naturel privilégié avec la présence sur son territoire de la rivière de la Rize, ainsi que du canal de Jonage et du plan d'eau du Grand Large.
Avec l'implantation du Groupama Stadium et du parc de loisirs l’OL Vallée sur son territoire, Décines-Charpieu connait une forte affluence et de nombreux événements d'envergure tels que la Coupe du monde de rugby 2023, les matchs de l’Olympique Lyonnais, mais également des concerts de célébrités internationales.
Avec près de 500 agents, Décines-Charpieu est une ville tournée vers l’avenir et au service de ses administrés.
L’assistant de direction a en charge l’assistance de 3 Directeurs : le Directeur du patrimoine et des moyens techniques, le Directeur du développement et attractivité du territoire, et la Directrice de l’environnement et espaces verts. Véritable appui organisationnel, il coordonne les agendas, les réunions, les courriers et les dossiers administratifs, tout en veillant au bon fonctionnement quotidien des services.

Missions

• Assurer le secrétariat des trois Directions, en lien avec les trois Dir ecteurs.
• Gérer les agendas, planifier les rendez vous et coordonner la logistique des réunions (réservation de salle, préparations
  des dossiers en amont
• Saisir des notes, mettre en page et assurer la relecture de certains documents, rédiger des courriers simples.
• Mettre à jour les tableaux de bord.
• Gérer le courrier (enregistrement et diffusion) et assurer le suivi des parapheurs.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, compte rendu de réunion, rapports, documents administratifs, supports
  visuels
• Gérer les appels téléphoniques et la messagerie Outlook en assurant un premier niveau de réponses.
• Assurer la gestion des déplacements et réceptions (ordres de mission, relations avec les différents interlocuteurs,
  réservation d hébergement, notes de f rais
• Organiser et gérer le classement numérique et physique.
• Assurer la gestion des fournitures de bureaux.
• Être en relai avec la Direction des ressources humaines concernant la gestion des absences des équipes.
• A titre exceptionnel et en cas d absence d agents, assurer l accueil aux usagers de la Mairie annexe.

Missions secondaires

• Participer à différentes réunions en fonction des besoins des Directions.
• Être en assistance sur la mise en place d’outils de suivi de projets, l’élaboration des demandes de subventions, ou la préparation de bilans d’activités.

Conditions de travail :

• 38h/semaine avec 18 RTT et 25 congés annuels
• Rémunération selon les grilles indiciaires du cadre d’emplois + prime « IFSE » mensuelle + Prime « CIA » annuelle + Prime d’Intéressement à la Performance Collective des Services (PIPCS) annuelle
• Avantages : titres restaurant, COS (chèques vacances, billetterie...), participation mutuelle et prévoyance, prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
• Lieu d’affectation en Mairie Annexe : 2/4 rue Marcelin Berthelot 69150 Décines-Charpieu (possibilité d’être également mobilisée sur la seconde Mairie Annexe, Place Henri Barbusse)
• Télétravail possible

Profil Recherché

• Formation en gestion administrative ou assistanat de direction
• Expérience significative en gestion administrative et/ou assistanat de direction
• Connaissance de l environnement des collectivités territoriales
• Connaissance en comptabilité publique (un plus)
• Très bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office, Outlook
• Qualités rédactionnelles
• Techniques d élaboration et de suivi de tableaux de bord
• Capacité à tenir un accueil physique / téléphonique
• Sens de l organisation, rigueur et méthode
• Capacité à gérer les priorités et planifier les échéances
• Capacité à gérer les urgences
• Réactivité, autonomie et adaptabilité
• Diplomatie et sens de l écoute
• Qualités rel ationnelles et capacité à travailler en équipe
• Discrétion professionnelle
• Sens du service public